Isoset ry/ohjesäännöt

Esitys Isoset ry:n ohjesäännöiksi

Sisällysluettelo

Ensimmäinen kokous: Järjestäytymiskokous

Ensimmäinen kokous voidaan pitää jo ennen vuodenvaihdetta. Tällöin on kuitenkin muistettava, että yhdistystä koskevista asioista ei voi tehdä päätöksiä ennen hallituskauden alkamista tai päätökset on vahvistettava hallituskauden alettua. Sen sijaan hallitus voi jo tässä vaiheessa päättää eri virkojen jaosta.

Hallituksen kevät

Kevään ensimmäinen kokous

Kevään ensimmäisessä kokouksessa tulee siirtää rahastonhoitajan tilinkäyttöoikeudet sekä käteiskassanhoitajan käteiskassastamaksuoikeus edellisen vuoden virkailijoilta uusille virkailijoille. Tämä tulee lukea pöytäkirjassa muodossa: "Tilinkäyttöoikeus poistetaan N.N.:ltä ja myönnetään N.N.:lle." Kokouksessa sovitaan kevätkokouksen ajankohta, mieluiten helmikuun alkupuolelle.

Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin

Patentti- ja rekisterihallitukseen on ilmoitettava yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos heti toimintakauden alussa.

Kevätkokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Ennen kevätkokousta tulee järjestää kokous, jossa hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksiksi kevätkokousta varten. Tässä vaiheessa tulisi olla valmiina myös tilintarkastuskertomus. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että kevätkokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti eli kokouskutsussa on mainittava tilinpäätös sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen. Kokouksessa hyväksytään toimintakertomus, esitetään tilintarkastuskertomus, hyväksytään tilinpäätös sekä myönnetään tili- ja vastuuvapaus uudelle hallitukselle.

Hallituksen syksy

Syksyn ensimmäinen kokous

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa vaihdetaan kesän kuulumiset ja aletaan miettiä syksyn ohjelmaa. Syyskokouksen ajankohdasta ja paikasta kannattaa päättää jo hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Syyskokoukselle sopivin ajankohta ja paikka lienee marraskuussa Maata näkyvissä -festivaaleilla Turussa.

Syyskokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Syyskokousta edeltävässä hallituksen kokouksessa hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen esityksiksi syyskokousta varten. Jälleen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että syyskokous on laillisesti koolle kutsuttu, eli kokouskutsussa on mainittu hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen, sekä tilintarkastajien ja heidän varahenkilöidensä valitseminen. Ennen syyskokousta voi selvittää, ketkä ovat kiinnostuneita seuraavaksi vuodeksi tilintarkastajan tehtävistä, seuraavan hallituksen jäsenyydestä tai puheenjohtajuudesta. Syyskokouksessa päätetään em. virkojen täyttämisestä sekä hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio.

Muita syksyn asioita

Hallitus huolehtii mahdollisten avustushakemusten laadinnasta.

Yleistä Isoset ry:n toiminnasta

Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokouksia voi järjestää niin paljon ja niin usein kuin hallitus katsoo tarpeelliseksi, yleensä noin kerran kuussa.

Tiedotustoiminta

Kaikesta toiminnasta ilmoitetaan yhdistyksen www-sivuilla. Lisäksi hyödynnetään käytössä olevia sosiaalisen median kanavia ja mahdollista sähköistä uutiskirjettä.

Suoraan seurakunnille tapahtuvassa tiedottamisessa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan kirkkohallitusta ja muita yhteistyökumppaneita.

Uusien isosten rekrytointi

Isoskoulutettaville välitetään tietoa järjestöstä käymällä seurakunnissa sekä jakamalla yhdistyksen isosesitettä innostuksen mukaan.

Esityslistoja

Kevätkokous

1. Kokouksen avaus
2. Kokousvirkailijoiden valinta (puheenjohtaja, sihteeri, 2 ääntenlaskijaa, 2 pöytäkirjan tarkastajaa)
3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Esityslistan hyväksyminen
5. Ilmoitusasiat
6. Toimintakertomuksen hyväksyminen
7. Tilinpäätöksen esittäminen
8. Tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen
9. Muut esille tulevat asiat
10. Kokouksen päättäminen

Syyskokous

1. Kokouksen avaus
2. Kokousvirkailijoiden valinta
3. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
4. Esityslistan hyväksyminen
5. Ilmoitusasiat
6. Toimintasuunnitelman hyväksyminen
7. Talousarvion hyväksyminen ja jäsenmaksusta päättäminen
8. Puheenjohtajan valinta
9. Hallituksen jäsenten valinta
10. Toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien valinta
11. Muut esille tulevat asiat
12. Kokouksen päättäminen

Hallituksen kokous

1. Kokouksen avaus
2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
3. Esityslistan hyväksyminen
4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus
5. Ilmoitusasiat
6. - n-3. Käsiteltävät päätösasiat

n-2. Muut esille tulevat asiat

n-1. Hallituksen seuraavasta kokouksesta päättäminen

n. Kokouksen päättäminen

Vastuuhenkilöt

Hallituksen jäsenistä

Hallituksen jäsenet

• puheenjohtaja
• varapuheenjohtaja
• sihteeri

Vastaavat joiden olisi toivottavaa olla hallituksen jäseniä

• kansainvälisten asioiden vastaava
• tiedotusvastaava
• www-vastaava

Vastaavat jotka eivät saa olla hallituksen jäseniä

• toiminnantarkastajat
• varatoiminnantarkastajat

Vastuuhenkilöiden tehtävät

Puheenjohtaja

• oikeus kutsua hallituksen kokous koolle
• johtaa hallituksen kokouksia
• valvoo, että yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä noudatetaan
• valvoo, että hallituksen jäsenet hoitavat tehtävänsä
• toimii järjestön pr-henkilönä
• laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä varapuheenjohtajan kanssa

Varapuheenjohtaja

• hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt
• valvoo, että asiat tulee hoidettua
• laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa

Taloudenhoitaja

• hoitaa yhdistyksen tilejä
• maksaa yhdistyksen laskut
• hoitaa kirjanpitoa
• seuraa rahatilanteen kehittymistä
• huolehtii, että hallitus tekee päätökset käteiskassastamaksuoikeuden ylittävistä menoista
• tekee talousarvion tulevalle toimintakaudelle
• tekee tilinpäätöksen toimintakauden päätyttyä

Jäsensihteeri

• ylläpitää sähköistä jäsenrekisteriä yhdessä www-vastaavan kanssa
• hoitaa käteiskassaa
• taloudenhoitajan apulainen

Sihteeri

• kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat
• hoitaa uuden hallituksen nimenkirjoittajien rekisteröinnin
• käsittelee tulevan postin ja toimittaa sen hallituksen jäsenille
• lukee yhdistyksen sähköpostit

Kansainvälisten asioiden vastaava

• välittää tietoa ulkomailla isostelusta
• toimii yhteyshenkilönä kansainvälisissä suhteissa, konferensseissa ja excursioissa

Tiedotusvastaava

• tiedottaa kokouksista, tapahtumista ja muusta toiminnasta www-sivuston, uutiskirjeiden ja tapahtumakalenterin kautta

WWW-vastaava

• ylläpitää ja päivittää isosten www-sivuja ja siihen liittyviä virtuaalipalvelimia
• ylläpitää muita yhdistyksen virtuaalipalvelimia kuten sähköpostipalvelinta
• vastaa sivujen rakenteen kehittymisestä
• koordinoi sivuston ulkoasun kehitystä
• auttaa jäsensihteeriä sähköisen jäsenrekisterin ylläpidossa