Isoset ry/ohjesäännöt

Esitys Isoset ry:n ohjesäännöiksi

Sisällysluettelo

Ensimmäinen kokous: Järjestäytymiskokous

Ensimmäinen kokous voidaan pitää jo ennen vuodenvaihdetta. Tällöin on kuitenkin muistettava, että yhdistystä koskevista asioista ei voi tehdä päätöksiä ennen hallituskauden alkamista tai päätökset on vahvistettava hallituskauden alettua. Sen sijaan hallitus voi jo tässä vaiheessa päättää eri virkojen jaosta. Lisätietoa viroista löytyy luvusta 6.

Hallituksen kevät

Kevään ensimmäinen kokous

Kevään ensimmäisessä kokouksessa tulee siirtää rahastonhoitajan tilinkäyttöoikeudet sekä käteiskassanhoitajan käteiskassastamaksuoikeus edellisen vuoden virkailijoilta uusille virkailijoille. Tämä tulee lukea pöytäkirjassa muodossa: "Tilinkäyttöoikeus poistetaan N.N.:ltä ja myönnetään N.N.:lle." Kokouksessa sovitaan kevätkokouksen ajankohta, mieluiten helmikuun alkupuolelle.

Muutosilmoitus yhdistysrekisteriin

Patentti- ja rekisterihallitukseen on ilmoitettava yhdistyksen nimenkirjoittajien muutos heti toimintakauden alussa.

Kevätkokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Ennen kevätkokousta tulee järjestää kokous, jossa hyväksytään edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös hallituksen esityksiksi kevätkokousta varten. Tässä vaiheessa tulisi olla valmiina myös tilintarkastuskertomus. Hallituksen puheenjohtaja huolehtii, että kevätkokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti eli kokouskutsussa on mainittava tilinpäätös sekä tili- ja vastuuvapauden myöntäminen. Kokouksessa hyväksytään toimintakertomus, esitetään tilintarkastuskertomus, hyväksytään tilinpäätös sekä myönnetään tili- ja vastuuvapaus uudelle hallitukselle.

Hallituksen syksy

Syksyn ensimmäinen kokous

Syksyn ensimmäisessä kokouksessa vaihdetaan kesän kuulumiset ja aletaan miettiä syksyn ohjelmaa. Syyskokouksen ajankohdasta ja paikasta kannattaa päättää jo hyvissä ajoin ennen vuoden loppua. Syyskokoukselle sopivin ajankohta ja paikka lienee marraskuussa Maata näkyvissä -festivaaleilla Turussa.

Syyskokous ja sitä edeltävä hallituksen kokous

Syyskokousta edeltävässä hallituksen kokouksessa hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio hallituksen esityksiksi syyskokousta varten. Jälleen puheenjohtajan tehtävänä on huolehtia, että syyskokous on laillisesti koolle kutsuttu, eli kokouskutsussa on mainittu hallituksen puheenjohtajan ja jäsenten valinta, toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen, sekä tilintarkastajien ja heidän varahenkilöidensä valitseminen. Ennen syyskokousta voi selvittää, ketkä ovat kiinnostuneita seuraavaksi vuodeksi tilintarkastajan tehtävistä, seuraavan hallituksen jäsenyydestä tai puheenjohtajuudesta. Syyskokouksessa päätetään em. virkojen täyttämisestä sekä hyväksytään toimintasuunnitelma ja talousarvio.

Muita syksyn asioita

Hallitus huolehtii mahdollisten avustushakemusten laadinnasta.

Yleistä Isoset ry:n toiminnasta

Hallituksen kokoukset

Hallituksen kokouksia voi järjestää niin paljon ja niin usein kuin hallitus katsoo tarpeelliseksi, yleensä noin kerran kuussa.

Tiedotustoiminta

Kaikesta toiminnasta ilmoitetaan yhdistyksen www-sivuilla. Lisäksi hyödynnetään käytössä olevia sosiaalisen median kanavia ja mahdollista sähköistä uutiskirjettä.

Suoraan seurakunnille tapahtuvassa tiedottamisessa hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan kirkkohallitusta ja muita yhteistyökumppaneita.

Uusien isosten rekrytointi

Isoskoulutettaville välitetään tietoa järjestöstä käymällä seurakunnissa sekä jakamalla yhdistyksen isosesitettä innostuksen mukaan.

Esityslistoja

Kevätkokous

Kokouksen avaus
Kokousvirkailijoiden valinta (puheenjohtaja, sihteeri, 2 ääntenlaskijaa, 2 pöytäkirjan tarkastajaa)
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Esityslistan hyväksyminen
Ilmoitusasiat
Toimintakertomuksen hyväksyminen
Tilinpäätöksen esittäminen
Tilintarkastuskertomuksen esittäminen sekä tili- ja vastuuvapaudesta päättäminen
Muut esille tulevat asiat
Kokouksen päättäminen

Syyskokous

Kokouksen avaus
Kokousvirkailijoiden valinta
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Esityslistan hyväksyminen
Ilmoitusasiat
Toimintasuunnitelman hyväksyminen
Talousarvion hyväksyminen ja jäsenmaksusta päättäminen
Puheenjohtajan valinta
Hallituksen jäsenten valinta
Toiminnantarkastajien ja varatoiminnantarkastajien valinta
Muut esille tulevat asiat
Kokouksen päättäminen

Hallituksen kokous

Kokouksen avaus
Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen
Esityslistan hyväksyminen
Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastus
Ilmoitusasiat
- n-3 Käsiteltävät päätösasiat:n-2 Muut esille tulevat asiat

n-1 Hallituksen seuraavasta kokouksesta päättäminen

n Kokouksen päättäminen

Vastuuhenkilöt

Hallituksen jäsenistä

Hallituksen jäsenet

puheenjohtaja
varapuheenjohtaja
sihteeri

Vastaavat joiden olisi toivottavaa olla hallituksen jäseniä

kansainvälisten asioiden vastaava
tiedotusvastaava
www-vastaava

Vastaavat jotka eivät saa olla hallituksen jäseniä

toiminnantarkastajat
varatoiminnantarkastajat

Vastaavien tehtävät

Puheenjohtaja

oikeus kutsua hallituksen kokous koolle
johtaa hallituksen kokouksia
valvoo, että yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä noudatetaan
valvoo, että hallituksen jäsenet hoitavat tehtävänsä
toimii järjestön pr-henkilönä
laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä varapuheenjohtajan kanssa

Varapuheenjohtaja

hoitaa puheenjohtajan tehtäviä tämän ollessa estynyt
valvoo, että asiat tulee hoidettua
laatii toimintakertomuksen ja -suunnitelman yhdessä puheenjohtajan kanssa

====Taloudenhoitaja====*hoitaa yhdistyksen tilejä

maksaa yhdistyksen laskut
hoitaa kirjanpitoa
seuraa rahatilanteen kehittymistä
huolehtii, että hallitus tekee päätökset käteiskassastamaksuoikeuden ylittävistä menoista
tekee talousarvion tulevalle toimintakaudelle
tekee tilinpäätöksen toimintakauden päätyttyä

====Jäsensihteeri====*taloudenhoitajan apulainen

hoitaa käteiskassaa
ylläpitää jäsenrekisteriä, jossa tiedot jäsenten sähköpostiosoitteesta ja kotipaikkakunnasta

====Sihteeri====*kirjoittaa hallituksen kokousten pöytäkirjat

hoitaa uuden hallituksen nimenkirjoittajien rekisteröinnin
käsittelee tulevan postin ja toimittaa sen hallituksen jäsenille
lukee yhdistyksen sähköpostit

====Kansainvälisten asioiden vastaava====*välittää tietoa ulkomailla isostelusta

toimii yhteyshenkilönä kansainvälisissä suhteissa, konferensseissa ja excursioissa

Tiedotusvastaava

tiedottaa kokouksista, tapahtumista ja muusta toiminnasta www-sivuston, uutiskirjeiden ja tapahtumakalenterin kautta

====WWW-vastaava====*ylläpitää ja päivittää isosten www-sivuja ja siihen liittyviä virtuaalipalvelimia

ylläpitää muita yhdistyksen virtuaalipalvelimia kuten sähköpostipalvelinta
vastaa sivujen rakenteen kehittymisestä
koordinoi sivuston ulkoasun kehitystä